¿Cuánto tiempo conservar los documentos de la empresa? Esta pregunta sigue siendo esencial para todas las sociedades, ya sean pymes, grandes grupos o entidades públicas. Facturas, registros, contratos o nóminas deben archivarse durante plazos concretos fijados por la ley. Más allá de una simple obligación, una buena gestión de los archivos protege a la empresa en caso de inspección, litigio o auditoría. Descubra nuestra guía completa para asegurar sus prácticas de archivo y mantenerse conforme con la normativa vigente.
Archivado de documentos : ¿qué dice la ley ?
La duración de conservación de los archivos de empresa está estrictamente regulada por la ley. Cada categoría de documento responde a una normativa específica derivada del Code du commerce, du Code civil, du Code du travail ou encore du Livre des procédures fiscales. En 2025, estas obligaciones también se extienden a los archivos digitales, cuyo valor probatorio se reconoce siempre que se respeten normas precisas. El archivado es, por tanto, a la vez una exigencia legal y un reto estratégico para las empresas.
¿Qué textos normativos regulan el archivado?
Las principales bases legales se mantienen estables desde hace varios años:
- Code du commerce : los artículos L. 110-4 y L. 123-22 imponen duraciones mínimas de conservación de los documentos comerciales y contables.
- Code civil : el artículo 2224 define el plazo de prescripción de 5 años para las acciones personales o mobiliarias.
- Livre des procédures fiscales : el artículo L. 102 B fija en 6 años la duración de conservación de los documentos fiscales.
- Code du travail : regula los plazos de conservación relacionados con los expedientes del personal, nóminas y registros sociales.
Como complemento, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone una conservación “proporcionada”: los datos personales solo deben guardarse el tiempo necesario para su finalidad.
¿Qué cambios recientes en 2025 sobre la conservación de documentos?
Desde 2023, Francia ha reforzado el valor jurídico del archivado electrónico probatorio. Para que sean admisibles en caso de litigio, los documentos digitalizados deben respetar la norme NF 42-013 y el reglamento europeo eIDAS. Esto garantiza la integridad, la trazabilidad y la autenticidad de los archivos digitales.
Otra evolución: la ley de simplificación administrativa de 2024 facilita la desmaterialización de facturas y nóminas, hoy mayoritarias en las empresas. Estos documentos deben almacenarse en una caja fuerte electrónica certificada para garantizar su seguridad y su accesibilidad durante todo el periodo legal.
¿Por qué estas obligaciones son esenciales para la empresa?
El cumplimiento de los plazos legales no es solo una formalidad:
- protege a la empresa durante una inspección fiscal o laboral,
- constituye una prueba en caso de litigio mercantil,
- garantiza el cumplimiento del RGPD y evita sanciones severas.
Así, una política de archivado bien gestionada refuerza la seguridad jurídica y la credibilidad de la empresa ante sus socios y las administraciones.
Documentos civiles y comerciales: cuánto tiempo conservar los documentos
Los documentos civiles y comerciales constituyen la base de la actividad de una empresa. Regulan las relaciones con clientes, proveedores y socios, y pueden utilizarse como prueba en caso de litigio. Su duración de conservación está fijada por el Code du commerce y el Code civil, pero varía según la naturaleza del documento. En 2025, con la generalización de los contratos electrónicos, algunas reglas se han adaptado para integrar la desmaterialización.
La tabla siguiente resume los plazos de conservación aplicables en 2025:
| Naturaleza del documento | Plazo de conservación | Referencia legal / observaciones |
|---|
| Garantías de bienes o de servicios | 2 años | Código de consumo |
| Declaraciones de aduana | 3 años | Código de aduanas |
| Contratos en papel, convenios, correspondencia comercial | 5 años | Código civil, art. 2224 |
| Contratos celebrados por vía electrónica | 10 años | Código civil, art. 1366 y 1367 |
| Documentos bancarios, transporte, patentes y propiedad intelectual | 5 años | Code du commerce |
| Actos relacionados con la adquisición o la venta de bienes inmuebles | 30 años | Código civil, art. 2227 |
¿Por qué estos plazos son estratégicos?
Conservar estos documentos permite a la empresa protegerse en varias situaciones:
- Litigio mercantil : un contrato o una correspondencia puede utilizarse como prueba ante un tribunal en caso de disputa con un cliente o un proveedor.
- Protección de derechos : los documentos relacionados con la propiedad intelectual (patentes, marcas) deben conservarse para defender la innovación de la empresa.
- Transacciones inmobiliarias : los actos inmobiliarios conservan un valor jurídico durante varias décadas, lo que justifica su plazo de archivado especialmente largo.
Novedades 2025: el auge del contrato electrónico
Con la ley sobre la desmaterialización de los procedimientos comerciales, los contratos electrónicos tienen ahora un valor probatorio equivalente al de los contratos en papel, siempre que se conserven en un sistema de archivo seguro y con sello de tiempo. Esta norma es especialmente importante para las pymes que desmaterializan sus procesos comerciales.
Buenas prácticas para gestionar los documentos comerciales
- Clasificar por categoría (contratos, garantías, aduanas, patentes) para facilitar la búsqueda.
- Utilizar un software de gestión documental (GED) que permita encontrar rápidamente un documento en caso de inspección.
- Implantar una política de destrucción segura tras la expiración de los plazos legales, para reducir los riesgos relacionados con el RGPD.
En definitiva, la conservación de los documentos civiles y comerciales no es solo una obligación normativa. También es una palanca de protección jurídica y una garantía de seriedad para sus relaciones comerciales.
Documentos contables y documentos fiscales: conservar los documentos de la empresa
Los documentos contables y los documentos fiscales son los más estrictamente regulados por la ley. Sirven como prueba durante las inspecciones administrativas y fiscales y permiten demostrar la transparencia y la regularidad de la gestión de la empresa. En 2025, las obligaciones legales de conservación siguen siendo sólidas, pero ahora se acompañan de nuevas prácticas vinculadas a la facturación electrónica obligatoria y a la desmaterialización contable.
Plazos legales de los documentos contables y fiscales: conservar los documentos
El siguiente cuadro resume los plazos de conservación:
| Naturaleza del documento | Plazo de conservación | Referencia legal |
|---|
| Libros y registros contables | 10 años | Código de comercio, art. L.123-22 |
| Documentos justificativos (facturas, abonos, pedidos, albaranes) | 10 años | Código de comercio |
| Declaraciones fiscales (IS, IR, IVA, BIC, BNC, impuestos locales) | 6 años | Libro de procedimientos fiscales, art. L.102 B |
| Documentos relativos a los beneficios agrícolas y comerciales | 6 años | Libro de procedimientos fiscales |
| Declaraciones sociales que afectan a la fiscalidad | 6 años | Libro de procedimientos fiscales |
¿Por qué son esenciales los plazos de conservación de documentos?
- Inspecciones fiscales y sociales: conservar sus facturas y justificantes durante 10 años le protege en caso de regularización o auditoría.
- Pruebas de buena gestión: los registros contables demuestran la regularidad de las operaciones y refuerzan la credibilidad de la empresa.
- Trazabilidad: en caso de litigio, los documentos fiscales sirven como pruebas incontestables ante los tribunales.
Novedades 2025: la era de la facturación electrónica
Desde 2024, la facturación electrónica es progresivamente obligatoria para todas las empresas en Francia. De aquí a 2026, ya no podrá circular ninguna factura únicamente en soporte papel. Esta reforma implica:
- un almacenamiento digital seguro,
- el uso de plataformas de desmaterialización autorizadas,
- una obligación de archivo probatorio conforme a las normas NF 42-013 y eIDAS.
Riesgos en caso de destrucción confidencial prematura
Ignorar los plazos legales puede salir caro:
- Multa fiscal: 10 000 € por no presentar documentos (artículo 1734 del CGI).
- Recalificación fiscal: la administración puede recalcular el impuesto adeudado si faltan los justificantes.
- Imagen deteriorada: una empresa incapaz de presentar sus cuentas pierde credibilidad ante inversores, bancos y socios.
Buenas prácticas para la conservación contable y fiscal
- Automatizar el archivo gracias a un software contable vinculado a una caja fuerte electrónica.
- Separar las facturas de clientes y proveedores para facilitar la búsqueda.
- Programar auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de los plazos de conservación.
- Prever una destrucción segura una vez vencidos los plazos, para cumplir con el RGPD y evitar la acumulación de datos sensibles.
En conclusión, la gestión de los documentos contables y fiscales es un pilar del cumplimiento normativo en la empresa. Respetar escrupulosamente estas duraciones, adaptándose al mismo tiempo a la generalización de la factura electrónica, constituye un reto estratégico y financiero.
Documentos societarios y relativos al personal: la gestión de RR. HH. en primera línea
Los documentos vinculados a la vida societaria de la empresa y a la gestión del personal están sujetos a plazos de conservación estrictos. Abarcan tanto los registros de gobernanza como los expedientes de empleados. Estas obligaciones también van acompañadas de restricciones relacionadas con el RGPD y con la desmaterialización de las nóminas, ya generalizada en la mayoría de las empresas.
Documentos societarios: obligaciones de conservación de los documentos de la empresa
Los documentos relativos a la gobernanza y a la vida de la sociedad deben archivarse según las siguientes reglas:
| Documento | Plazo de conservación | Referencia legal |
|---|
| Convocatorias, hojas de asistencia, poderes, informes del gerente o del consejo de administración | Últimos 3 ejercicios | Code du commerce |
| Estatutos de la sociedad | 5 años después de la baja registral | Code du commerce |
| Actos de fusión, registros de títulos, órdenes de movimientos | 5 años | Code du commerce |
| Cuentas anuales (balance, cuenta de resultados, anexos) | 10 años | Code du commerce |
Estos archivos son esenciales para justificar decisiones de gestión, demostrar la regularidad de las asambleas y responder a las solicitudes de las administraciones o de los accionistas.
Documentos relativos al personal y plazos para conservar los documentos
Los expedientes de RR. HH. son especialmente sensibles, ya que contienen datos personales. Por lo tanto, su conservación debe respetar tanto el Code du travail como el RGPD:
| Documento | Plazo de conservación | Referencia legal |
|---|
| Documentos relacionados con las cotizaciones sociales | 3 años | Code du travail |
| Seguimiento de los días trabajados de los empleados con forfait | 3 años | Code du travail |
| Nóminas (copia del empleador) | 5 años | Code du travail / URSSAF |
| Contratos de trabajo, primas, salarios, finiquitos | 5 años | Code civil |
| Registro único de personal | 5 años después de la salida del empleado | Code du travail |
| Documentos de la Inspección de Trabajo, verificaciones del CSE | 5 años | Code du travail |
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan cajas fuertes digitales para empleados. Estas soluciones permiten a los colaboradores conservar de por vida una copia de sus nóminas desmaterializadas, seguras y accesibles en línea.
¿Por qué estos plazos son estratégicos para la empresa?
- Protección jurídica: en caso de litigio laboral, los contratos y las nóminas sirven como pruebas esenciales.
- Cumplimiento normativo: respetar los plazos permite evitar sanciones durante controles de la URSSAF o de la Inspección de Trabajo.
- Gestión social segura: la trazabilidad de los documentos de RR. HH. garantiza transparencia y confianza ante los empleados.
Archivo de RR. HH. y RGPD: un equilibrio delicado
A diferencia de los documentos contables, los documentos de RR. HH. contienen información personal (salario, salud, carrera). Por lo tanto, el RGPD exige no conservarlos más tiempo del necesario. Más allá de los plazos legales, deben destruirse o anonimizarse.
Ejemplo: un registro de personal debe conservarse 5 años después de la salida de un empleado. Más allá, su conservación podría considerarse una vulneración del RGPD.
¿Por qué conservar los documentos? Objetivos y sanciones
La conservación de los documentos de la empresa no debe percibirse únicamente como una carga administrativa. Responde a varios objetivos estratégicos: asegurar las operaciones, demostrar la regularidad de la gestión y protegerse en caso de litigio. No respetar estas obligaciones puede exponer a la empresa a sanciones financieras o jurídicas importantes.
Objetivos principales de la conservación de archivos
1. Justificar las acciones de la empresa: Los documentos archivados constituyen pruebas en caso de control o de litigio. Ya se trate de un conflicto comercial con un proveedor, de una inspección fiscal o de una inspección de trabajo, los documentos conservados permiten demostrar la buena fe de la empresa.
2. Cumplir la normativa: El Code du commerce, el Code du travail y el Livre des procédures fiscales imponen duraciones precisas. El respeto de estos plazos permite evitar regularizaciones y multas vinculadas a una mala gestión documental.
3. Preservar la imagen y la reputación: Una empresa incapaz de presentar los documentos solicitados durante un control pierde credibilidad. Por el contrario, una buena gestión de los archivos tranquiliza a socios, inversores y administraciones.
¿En qué circunstancias los archivos sirven como prueba?
- En caso de litigio comercial : un contrato o una correspondencia permite resolver un desacuerdo con un cliente o un proveedor.
- Durante una inspección fiscal : las facturas y los registros contables justifican la cifra de negocios declarada.
- Ante el tribunal laboral : una nómina o un contrato de trabajo es indispensable para resolver un conflicto con un empleado.
¿Qué sanciones en caso de no conservar los documentos?
No existe un delito específico de “no archivado”. Sin embargo, las consecuencias indirectas pueden ser importantes :
- Sanciones fiscales : se prevé una multa de 10 000 € por el artículo 1734 del Code général des impôts en caso de ausencia de llevanza de los documentos contables exigidos.
- Sanciones laborales : sin documentos justificativos, el empleador se arriesga a perder un litigio frente a un empleado.
- Sanciones RGPD : conservar los docuements durante demasiado tiempo o destruir datos personales demasiado pronto puede salir muy caro. La CNIL puede imponer multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocios mundial.
Archivos electrónicos: valor probatorio y normas aplicables
Con la generalización de la desmaterialización, la cuestión ya no es solo cuánto tiempo conservar los docuements, sino cómo conservarlos. Los documentos electrónicos tienen hoy valor probatorio, siempre que se respeten determinadas normas :
- NF 42-013 : regula el archivo electrónico con valor probatorio en Francia.
- eIDAS : reglamento europeo sobre la identificación y la firma electrónica, que garantiza la integridad y la autenticidad de los documentos.
En la práctica : una factura o una nómina desmaterializada conserva el mismo valor que un documento en papel, siempre que esté almacenada en un sistema seguro, con sello de tiempo y certificado.
¿Qué hacer una vez superado el plazo legal de conservación de los documentos?
Los plazos de conservación fijados por la ley son duraciones mínimas. Una vez alcanzado ese plazo, la empresa tiene la opción de: conservar ciertos documentos por razones estratégicas, digitalizarlos para liberar espacio, o destruirlos de manera segura. Pero atención: el RGPD exige conservar los datos personales solo el tiempo estrictamente necesario para su finalidad.
¿Qué opciones son posibles tras el plazo legal?
1. Prolongar la conservación : Algunas empresas eligen conservar documentos durante más tiempo, por prudencia. Es, por ejemplo, el caso de los contratos comerciales importantes o de las pruebas de propiedad intelectual.
2. Digitalizar y archivar electrónicamente : Los documentos en papel pueden escanearse y almacenarse en una caja fuerte electrónica conforme a las normas probatorias (NF 42-013). Esto permite reducir los volúmenes físicos preservando al mismo tiempo el valor legal.
3. Destruir de manera segura : Una vez que los documentos en papel ya no tienen utilidad ni valor jurídico, deben destruirse para evitar cualquier fuga de datos o incumplimiento del RGPD. Esta etapa debe realizarse con procedimientos que garanticen la confidencialidad y la trazabilidad.
Archivado y RGPD: un equilibrio obligatorio
El RGPD recuerda un principio simple : los datos personales deben conservarse únicamente el tiempo necesario. Conservar los docuements más allá de los plazos puede considerarse una infracción. Por el contrario, destruirlos demasiado pronto puede privar a la empresa de pruebas útiles en caso de litigio.
Ejemplo : las nóminas deben conservarse 5 años por el empleador. Conservarlas 15 años sería excesivo a la luz del RGPD, mientras que una destrucción de los documentos después de solo 2 años expondría a riesgos jurídicos.
¿Cómo destruir sus archivos con total seguridad?
A continuación, una procedimiento en 4 pasos sencillo de implementar :
1. Identificar los documentos que han llegado a su vencimiento : Realice un inventario de los archivos distinguiendo aquellos cuyo plazo legal se ha cumplido.
2. Clasificar por tipo de tratamiento :
- Conservación prolongada para los expedientes estratégicos.
- Digitalización para los documentos aún útiles pero voluminosos.
- Destrucción confidencial para los documentos que se han vuelto innecesarios.
3. Elegir un método de destrucción segura : Utilice un proveedor autorizado capaz de garantizar la confidencialidad (camión triturador, destrucción confidencial in situ, reciclaje seguro).
4. Obtener un certificado de destrucción : Este documento oficial demuestra que la destrucción se ha realizado respetando las obligaciones legales y el RGPD.
¿Por qué recurrir a un proveedor especializado?
La destrucción manual o no trazable expone a riesgos de fuga de datos. Recurrir a un socio certificado permite beneficiarse de:
- un proceso seguro (cumplimiento DIN 66399),
- una trazabilidad completa,
- y un certificado de destrucción indispensable en caso de inspección.
Soluciones profesionales de destrucción segura
Una vez alcanzados los plazos legales, la destrucción de los archivos se convierte en una etapa imprescindible. Pero esta operación no puede improvisarse: un simple triturado manual o tirarlo a una papelera común expone a la empresa a riesgos importantes de fuga de datos. Para seguir cumpliendo y proteger su reputación, es esencial recurrir a una destrucción segura y trazable.
¿Por qué externalizar la destrucción de documentos?
1. Máxima seguridad : Los proveedores especializados utilizan equipos certificados (camiones trituradores, trituradoras industriales) capaces de destruir los documentos conforme a los estándares más exigentes (norma DIN 66399).
2. Trazabilidad y cumplimiento : Cada operación se registra y se supervisa. Al finalizar, se entrega a la empresa un certificado de destrucción, prueba indispensable en caso de inspección fiscal, laboral o RGPD.
3. Ahorro de tiempo y espacio : Externalizar permite liberar recursos internos y reducir el volumen de archivos físicos, garantizando al mismo tiempo que la destrucción se realiza conforme a las normas.
4. Reciclaje y enfoque RSE : Los documentos en papel y los soportes digitales destruidos se orientan hacia canales de valorización y reciclaje autorizados. Así, la empresa reduce su huella ambiental al mismo tiempo que cumple sus obligaciones legales.
¿Qué soluciones existen para las empresas?
- Destrucción confidencial in situ mediante camión triturador : el proveedor se desplaza directamente a sus instalaciones con un equipo de trituración certificado. Los documentos en papel, pero también los soportes digitales (destrucción de discos duros, ordenadores, cintas magnéticas, memorias USB, etc.) se destruyen inmediatamente, ante sus ojos, garantizando una confidencialidad total y una trazabilidad completa del proceso.
- Recogida segura y destrucción en un centro seguro : los archivos se transportan en contenedores seguros hasta un sitio especializado, donde se trituran según las normas vigentes.
- Destrucción de soportes digitales : los discos duros, las memorias USB y los servidores obsoletos requieren métodos adaptados (trituración, desmagnetización, borrado certificado mediante software).
El papel de Confia en la destrucción segura :
Confia acompaña a empresas y colectividades en la gestión de sus archivos al final de su vida útil. Nuestros servicios incluyen:
- Recogida segura de documentos en papel y soportes electrónicos (DEEE).
- Destrucción confidencial, in situ o en un centro autorizado, respetando las normas de seguridad.
- Reciclaje de los materiales procedentes de la destrucción confidencial, dentro de un enfoque de desarrollo sostenible.
- Entrega de un certificado de destrucción y reciclaje que acredita el cumplimiento y protege jurídicamente a la empresa.
Con Confia, las empresas cuentan con un socio fiable que combina seguridad, cumplimiento y responsabilidad medioambiental.
Resumen en 5 puntos clave :
Para gestionar correctamente el archivado y la destrucción de los documentos de su empresa, recuerde lo esencial:
1. Se aplican plazos precisos según la naturaleza de los documentos :
- De 2 años para ciertas garantías a 30 años para los actos de propiedad inmobiliaria.
- 10 años para la contabilidad y 6 años para los documentos fiscales.
- 5 años de media para los contratos de trabajo, nóminas y registros de personal.
2. Los archivos sirven como prueba en caso de inspección o litigio : Demuestran el cumplimiento de sus prácticas, aseguran sus relaciones comerciales y protegen a la empresa en caso de disputa con un cliente, un empleado o la administración.
3. El RGPD impone una conservación proporcionada : Los datos personales solo deben conservarse el tiempo estrictamente necesario. Conservar los documentos durante demasiado tiempo expone a sanciones importantes, mientras que destruirlos demasiado pronto priva de pruebas.
4. Una vez transcurrido el plazo legal, existen tres opciones :
- Prolongar la conservación de algunos expedientes estratégicos.
- Digitalizar y almacenar en una caja fuerte electrónica conforme.
- Destruir de forma segura, con trazabilidad y certificado como respaldo.
5. La destrucción segura es una etapa clave : Garantiza confidencialidad, cumplimiento legal y reciclaje. Recurrir a un proveedor especializado como Confia asegura un tratamiento conforme a las normas y un enfoque responsable.
Tabla comparativa de los plazos de conservación de los documentos de empresa
| Categoría | Naturaleza del documento | Plazo de conservación | Principal referencia legal |
|---|
| Documentos civiles y comerciales | Garantías de bienes o servicios | 2 años | Código de Consumo |
| Declaraciones de aduana | 3 años | Código de Aduanas |
| Contratos en papel, convenios, correspondencia comercial | 5 años | Código Civil (art. 2224) |
| Contratos celebrados por vía electrónica | 10 años | Código Civil (art. 1366-1367) |
| Documentos bancarios, patentes, transporte | 5 años | Código de Comercio |
| Escrituras de adquisición o de venta de bienes inmuebles | 30 años | Código Civil (art. 2227) |
| Documentación contable y fiscal | Libros y registros contables | 10 años | Código de Comercio (art. L.123-22) |
| Documentos justificativos (facturas, órdenes de pedido, albaranes) | 10 años | Código de Comercio |
| Declaraciones fiscales (IS, IR, TVA, BIC, BNC, impuestos locales) | 6 años | Livre des procédures fiscales (art. L.102 B) |
| Documentos societarios y RR. HH. | Convocatorias, hojas de asistencia, informes del CA | 3 ejercicios | Código de Comercio |
| Estatutos de la sociedad | 5 años después de la baja | Código de Comercio |
| Actas de fusión, registros de títulos, órdenes de movimientos | 5 años | Código de Comercio |
| Cuentas anuales (balance, resultado, anexos) | 10 años | Código de Comercio |
| Documentos relacionados con las cotizaciones sociales | 3 años | Código de Trabajo |
| Días de trabajo de los empleados a tanto alzado | 3 años | Código de Trabajo |
| Nóminas (copia del empleador) | 5 años | Código de Trabajo / URSSAF |
| Contratos de trabajo, primas, finiquitos | 5 años | Código Civil |
| Registro único de personal | 5 años tras la salida | Código de Trabajo |
| Documentos de la Inspección de Trabajo, verificaciones del CSE | 5 años | Código de Trabajo |
Esta tabla puede servir de referencia rápida para directivos, DAF, contables y responsables de RR. HH.
¿Cómo gestionar el fin de vida de los archivos en 4 etapas?
Establecer un procedimiento sencillo y riguroso permite asegurar el cumplimiento de la empresa a la vez que se optimiza la gestión documental. Estas son las 4 etapas esenciales:
1. Identificar los documentos que han llegado a su vencimiento :
Empiece por elaborar un inventario preciso de los archivos cuyo plazo legal de conservación ha finalizado. Utilice una tabla de seguimiento o un software de gestión documental (GED) para automatizar esta identificación.
2. Clasificar según el tipo de tratamiento :
Una vez identificados los documentos, distinga tres categorías:
- los que deben conservarse más tiempo por razones estratégicas (litigios potenciales, contratos importantes),
- los que deben digitalizarse para reducir el volumen físico,
- los que deben destruirse por haber quedado sin utilidad jurídica.
3. Elegir un método de tratamiento seguro :
- Para la digitalización : utilice un sistema certificado conforme a las normas probatorias (NF 42-013).
- Para la destrucción segura : opte por un proveedor especializado (camión triturador in situ o destrucción en un centro autorizado) capaz de garantizar la confidencialidad y el reciclaje.
4. Obtener y conservar un certificado de destrucción :
Cada operación de destrucción confidencial debe dar lugar a la entrega de un certificado de destrucción y reciclaje. Este documento constituye la prueba de que la empresa ha cumplido sus obligaciones legales y el RGPD. Debe conservarse en sus expedientes para justificar la trazabilidad en caso de inspección.
Siguiendo este procedimiento, la empresa se protege frente a los riesgos jurídicos, refuerza su cumplimiento y libera espacio para una mejor organización.
Conclusión
La cuestión del tiempo necesario para conservar los documentos de la empresa va mucho más allá del marco legal: afecta a la seguridad, al cumplimiento normativo y a la eficiencia operativa. Cada categoría —documentos comerciales, comprobantes contables, registros societarios o expedientes del personal— responde a plazos precisos que es imprescindible respetar. Una gestión controlada permite evitar sanciones, pero también proteger los intereses de la empresa frente a litigios, inspecciones fiscales y los retos relacionados con el RGPD.
La transformación digital refuerza aún más esta exigencia. La desmaterialización de las facturas y de las nóminas, el archivo electrónico con valor probatorio y las obligaciones de conformidad con las normas (NF 42-013, eIDAS) obligan a las empresas a revisar sus prácticas. Hoy en día, no asegurar sus archivos supone correr el riesgo de una fuga de datos, de sanciones financieras y de una pérdida de credibilidad ante los socios.
La destrucción segura constituye, por tanto, una etapa imprescindible. No debe verse como una simple formalidad, sino como un acto estratégico que protege a la empresa al tiempo que libera espacio y reduce los costes asociados al almacenamiento innecesario. Para que sea válida, esta destrucción confidencial debe realizarse dentro de un marco estricto, con trazabilidad y la entrega de un certificado de destrucción y de reciclaje.
Es precisamente en este ámbito donde el acompañamiento de un experto marca la diferencia. Confia pone a disposición de las empresas soluciones de recogida, destrucción confidencial y reciclaje adaptadas a cada necesidad. Gracias a procesos certificados y respetuosos con las normas de seguridad, Confia garantiza la confidencialidad de los datos al tiempo que integra un enfoque ecorresponsable.
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- un cumplimiento garantizado frente a las obligaciones legales,
- un certificado de destrucción y de reciclaje como prueba irrefutable,
- un compromiso medioambiental gracias al reciclaje de los soportes destruidos.
En un contexto en el que la normativa se endurece y en el que la confianza es un factor clave de éxito, dominar la gestión y la destrucción de sus archivos ya no es una opción, sino una necesidad.
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FAQ – Plazo de conservación de los documentos de empresa
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas en una empresa?
Las facturas de clientes y proveedores deben conservarse durante 10 años a partir de su emisión. Esta obligación legal, establecida por el Código de Comercio, permite justificar la regularidad contable y responder a cualquier inspección fiscal o litigio comercial.
¿Cuál es el plazo de conservación de las nóminas?
El empleador debe conservar las copias de las nóminas durante 5 años. El trabajador, por su parte, debe conservarlas sin límite de tiempo para su jubilación. La mayoría de las empresas utilizan hoy cajas fuertes electrónicas para archivar estos documentos de forma segura.
¿Se puede tirar un contrato vencido?
Un contrato comercial debe conservarse al menos 5 años después de su ejecución. Para los contratos celebrados por vía electrónica, este plazo aumenta a 10 años. Pasado este plazo, la empresa puede decidir destruirlos, siempre que se respete la confidencialidad de los datos.
¿Cuáles son los riesgos si una empresa destruye sus documentos demasiado pronto?
Destruir un documento antes de que finalice el plazo legal puede impedir a la empresa demostrar su buena fe durante una inspección o un litigio. En el plano fiscal, la ausencia de justificantes puede conllevar una multa de 10 000 € (artículo 1734 del CGI).
¿Qué hacer con los documentos una vez superado el plazo de conservación?
Existen tres opciones: prolongar la conservación por razones estratégicas, digitalizar y almacenar en una caja fuerte electrónica, o proceder a una destrucción segura. En este último caso, debe obtenerse un certificado de destrucción para justificar el cumplimiento.
¿Cómo destruir legalmente archivos en papel o digitales?
La destrucción de los documentos debe realizarla un proveedor autorizado, capaz de garantizar la confidencialidad y la trazabilidad del proceso. Los documentos se trituran conforme a la norma DIN 66399, se reciclan, y la empresa recibe un certificado de destrucción que acredita el cumplimiento de las obligaciones legales.
