Certificat de destruction et de recyclage : de quoi s’agit-il ?

Vous envisagez la destruction de documents confidentiels et déchets électriques et électroniques, tels que les disques durs, bandes magnétiques, disquettes informatiques, DVD et CD-ROM et les clés USB contenant des données sensibles ? Dans ce cas, il est nécessaire de tracer ces opérations et d’être en mesure de prouver votre respect de la législation. Focus sur le certificat de destruction et de recyclage : À quoi sert-il ? Qui le fournit ? Est-il indispensable ?

Qu’est-ce que c’est

Le certificat de destruction confidentielle et recyclage ?

Un certificat de destruction et de recyclage est un document émis par une entreprise spécialisée dans la destruction des documents papier et Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques et/ou dans la gestion des déchets. Ce document atteste que les déchets confidentiels ont été détruits et recyclés conformément aux réglementations en vigueur. Il sert de preuve et permet à votre établissement de justifier ses actions et de se déresponsabiliser pénalement en cas de fuite de données.

Un certificat de destruction émis par un expert

Chez Confia, chaque client reçoit un certificat de destruction et recyclage pour toutes les données ou matériels collectés, détruits et recyclés. Ce certificat garantit une destruction confidentielle conforme aux normes en vigueur, ainsi qu’un recyclage responsable et respectueux de l’environnement.

Certificat de destruction et de recyclage

Lorsque vous entreprenez un processus de destruction confidentielle et de recyclage en conformité avec la loi, vous êtes responsable de son bon déroulement. Le prestataire chargé de collecter les déchets établit un certificat de destruction et/ou de recyclage, qu’il vous transmettra dans un délai raisonnable (24 h à 48 h), généralement accompagné de la facture correspondante. Bien qu’il n’y ait pas de durée réglementaire spécifique pour conserver le certificat, il est fortement recommandé de le conserver pendant au moins 5 ans qui est la durée de conservation du contrat commercial auquel sera lié ce certificat.

Par ailleurs, une attestation de recyclage/valorisation de ces flux de déchets traités doit également être délivré a minima annuellement aux producteurs de déchets. 

La règlementation française impose l’émission d’un certificat/attestation de destruction et de recyclage, car tout déchet détruit doit suivre une filière de recyclage, de valorisation matière selon les typologies détruites.

Contrairement au Bordereau de Suivi des Déchets, il n’a pas de format réglementaire précis : il s’agit d’une attestation, pour faire valoir ce que de droit.

Cependant, certaines informations doivent obligatoirement apparaitre sur le certificat de destruction et recyclage (cf annexe/illustration avec l’un de nos certificats).

Procédure du certificat de destruction et de recyclage

Lors de la destruction d’archives papier, de disques durs et Médias sur site client, un certificat est systématiquement remis après chaque opération. Si vous optez pour la destruction sur site par Confia, le niveau d’exigence et de qualité sera le même. Le certificat de recyclage et de destruction confidentielle contient toutes les données essentielles à une bonne traçabilité :

Les données essentielles à une bonne traçabilité

1️⃣ Les informations relatives à votre société (nom de l’entreprise, adresse du siège social, coordonnées, numéro de compte client, etc.).

2️⃣ Le numéro de commande client.

3️⃣ La référence de l’intervention.

4️⃣ La date et l’heure d’intervention.

5️⃣ Le poids, le volume et le type des déchets traités.

6️⃣ Le nom et la qualité de l’agent qui a procédé à la destruction.

Quelle est l’utilité d’un certificat/attestation de destruction et recyclage ?

Un certificat/attestation de destruction et recyclage est très utile pour garantir la destruction sécurisée de données confidentielles. Il permet de prouver que vos déchets confidentiels ont bien été détruits de manière sécurisée et respectueuse de l’environnement. Le certificat atteste également que les matières ont été recyclées conformément aux normes en vigueur. C’est un document essentiel pour les entreprises soucieuses de la sécurité de leurs données et de leur impact environnemental.

Quand est obligatoire un certificat de recyclage ?

Le certificat de destruction est indispensable dans certains cas

Votre entreprise gère des documents papier, des archives numériques ou des supports qui contiennent des informations confidentielles ? À la fin du délai légal d’archivage, vous procédez à leur destruction confidentielle. Vous devez veiller à ce qu’aucune fuite de données ne soit possible.

Choisissez un accompagnement sur mesure et l’expertise de Confia. Contactez nos équipes pour discuter de vos exigences.

Le Règlement Général sur la Protection des Données confidentielles ou RGPD

Le RGPD oblige les établissements à traiter des données de clients ou de patients pour lesquelles il n'existe pas de justification de conservation. Si vous n'avez aucune raison valable de garder ces données sensibles, vous êtes juridiquement contraint de les détruire de manière sécurisée.

Quand faut-il présenter vos attestations de destruction et recyclage ?

Une attestation de destruction et de recyclage peut être exigé par les sociétés gérant des éléments stratégiques et confidentiels par nature (bilans d’entreprise, informations financières et comptables...). Les produits issus de saisies douanières et ne respectant pas les réglementations françaises ou européennes doivent également faire l’objet d’une destruction contrôlée.

Attestation de recyclage avec ou sans destruction

Depuis 2018, le décret « 5 flux » oblige aussi les institutions à mettre en place le recyclage de leurs déchets papier : recyclage d’archives, de papier carton, de métal, de plastique, le verre, etc.  Dans chaque cas, une attestation de destruction et de recyclage permet de démontrer votre conformité au regard de la législation et de vos procédures internes. Vous pourrez présenter cette preuve lors d’un contrôle administratif ou d’un audit qualité, pour justifier vos actions.

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