boites d’archives, dans une salle d’archivage s fastidieuse en entreprise. Cependant que ce soit au quotidien, en fin d’année ou au ménage de printemps, les archives restent une étape incontournable de la vie de l’entreprise.impact conséquent sur votre rentabilité et votre développement , en vous faisant par exemple gagner des m2 ou de Go. De plus elle a un enjeu juridique (preuve), historique (patrimoine de l’entreprise) et financier (couts suite au temps consacré à la recherche de document). Assez d’éléments pour nous motiver à optimiser cette tâche. Alors on commence par quoi ?
Faire un template pour optimiser la classification vos documents Commençons par le commencement en créant un exemple sur lequel on se base pour concevoir le document. On doit y retrouver :
– l’entité concernée par les archives
Harmoniser le physique et le numérique Et oui. Que vos archives soient physiques ou numériques, la procédure doit être la même.
Conditionnement Pour vos archives physiques, utiliser le ou les conditionnements qui vous correspondent au mieux. Que ce soit des cartons, des boîtes d’archives, des conteneurs, ou des sacs poubelles, favoriser des conditionnements nombrables. En effet conserver vos archives en vrac, qu’elles soient physiques ou numériques, vous prendra énormément de place et vous contraindra à travailler dans un environnement saturé.
Laisser des traces La traçabilité est un des éléments essentiels de l’archivage. C’est dans ce cadre que les templates sont utiles. Cependant une traçabilité relative à la méthodologie est aussi la bienvenue. En effet laisser une trace au niveau de votre méthodologie à vos collaborateurs vous permettra de passer le relais sans obstacles.
Ne pas hésiter à détruire Garder des archives indéfiniment ne vous avantage en aucun cas. C’est pourquoi il est essentiel de détruire vos archives lorsque celles-ci ont dépassé leur date de conservation . Selon leur contenu (conventionnel ou confidentiel), la destruction ne sera pas la même. Alors que les supports contenant des données conventionnelles pourront être détruits sans réel enjeux (mis à part celui du recyclage) ; les supports contenant des données confidentielles devront être détruits afin de protéger les informations concernées. Dans tous les cas, la destruction des archives vous fera gagner de la place et diminuera vos investissements en m².
Voici quelques liens afin de vous aider à optimiser votre gestion d’archive :Comment optimiser la gestion administrative avec la numérisation des archives ? Et vous, vous faites quoi pour gérer efficacement vos archives internes ? Gestion des archives physiques
Et vous, quels sont vos conseils pour optimiser la gestion de vos archives ?cliquez ici
