La reforma de la facturación electrónica entró en vigor el 1 de septiembre de 2026. Muchas empresas concluyen que por fin pueden vaciar sus locales de archivo en papel. Sin embargo, destruir archivos en papel sin verificar los plazos legales supone un riesgo real en caso de inspección fiscal. Esto es lo que la digitalización permite realmente, y los pasos a seguir para actuar sin cometer errores.
Por qué la digitalización no basta para tirarlo todo
Pasar a la factura electrónica cambia la forma de emitir y recibir sus documentos. Esto no cambia nada respecto al destino de sus archivos ya constituidos. Consulte nuestra oferta de destrucción de archivos en papel confidenciales para comprender el alcance de esta segunda etapa.
¿La reforma obliga a destruir el papel?
No. La reforma organiza los flujos de facturación futuros, no el tratamiento del stock existente. Ningún texto obliga a una empresa a desmaterializar retroactivamente sus facturas antiguas, ni a destruir archivos en papel ya archivados.
¿Qué documentos siguen siendo obligatorios en versión papel?
Algunos actos con alto valor jurídico, como los contratos firmados o los títulos de propiedad, generalmente siguen conservándose en su formato original. La facturación electrónica no modifica estas exigencias propias de cada categoría de documento.
¿Por qué es tan frecuente esta confusión?
La comunicación sobre la reforma insiste en el fin del papel en los intercambios comerciales. Muchos deducen de ello que el stock archivado queda obsoleto. La regla es la contraria: cada documento conserva el régimen aplicable en su fecha de emisión.
¿Qué dice la ley sobre la conservación de sus facturas?
El marco sigue siendo el del Código de Comercio, independientemente del formato. Una factura emitida en papel en 2022 sigue sometida a las normas aplicables en el momento de su emisión.
¿Cuánto tiempo hay que conservar una factura en papel?
El artículo L123-22 del Código de Comercio fija una duración de conservación de diez años a partir del cierre del ejercicio para los justificantes contables. Esta duración de conservación se aplica al propio documento, sea cual sea su soporte. El portal oficial impots detalla además el calendario completo de la reforma.
¿Varían los plazos según el tipo de documento en papel?
Sí, y ese es el punto central. Los justificantes contables se rigen por una duración de conservación de diez años, los documentos fiscales de seis años, las nóminas de cinco años. Por tanto, se impone una clasificación por categoría antes de plantearse destruir archivos en papel.
¿Qué condiciones se requieren para destruir archivos en papel?
Deben cumplirse tres condiciones antes de cualquier eliminación. Ninguna se deriva automáticamente del paso a la factura electrónica.
¿Qué excepción legal autoriza la destrucción segura?
Producir una copia fiable no basta por sí sola para autorizar la eliminación de los originales. Solo una excepción legal explícita, propia de ciertas categorías como las facturas, permite una destrucción anticipada antes de que finalice el plazo.
Por lo tanto, hay que verificar tres puntos: la existencia de esa excepción para el documento en cuestión, la conformidad técnica de la copia fiable y la ausencia de litigio en curso.
¿Qué se arriesga una empresa que va demasiado rápido?
En caso de inspección, la ausencia de un justificante que aún esté sujeto a conservación puede conllevar el rechazo de gastos deducibles. El calendario oficial de la reforma recuerda que las obligaciones documentales siguen siendo las mismas.
¿Cómo organizar la destrucción de sus archivos?
Una vez realizadas estas verificaciones, destruir archivos en papel corresponde a un proveedor especializado. La destrucción de documentos confidenciales exige medios industriales y una trazabilidad documentada.
¿Qué pasos seguir antes de destruir archivos en papel?
Primero, haga un inventario de los lotes afectados por categoría y por ejercicio. Después, identifique los plazos aplicables a cada uno. Por último, separe los archivos en papel cuyo plazo ya haya vencido: solo ellos podrán enviarse a destrucción confidencial, mientras que los demás deberán conservarse.
¿Hay que tratarlo todo de una sola vez?
No necesariamente. Muchas empresas prefieren un desarchivado progresivo, ejercicio por ejercicio, en lugar de una operación única. Este enfoque reparte la carga y limita el riesgo de error en el momento de destruir archivos en papel que han llegado a su vencimiento.
Confia, proveedor de destrucción de archivos en papel
Para destruir archivos en papel con total seguridad, Confia garantiza la recogida segura, la destrucción confidencial de los documentos y el reciclaje responsable de los materiales, en toda Francia. Esta destrucción confidencial se adapta tanto a lotes puntuales como a volúmenes procedentes de un desarchivado completo.
¿Qué documentos entrega Confia tras la intervención?
Cada operación destinada a destruir archivos en papel da lugar a la entrega de un certificado de destrucción y reciclaje, acompañado de un Bordereau de Suivi des Déchets. Estos documentos alimentan su expediente de conformidad y demuestran la regularidad de la operación en caso de inspección.
Conclusión
La facturación electrónica no vacía sus archivos por arte de magia. Destruir archivos en papel sigue estando regulado por plazos precisos, propios de cada categoría de documento, que la digitalización no acorta.
Por tanto, el reflejo útil consiste en clasificar por ejercicio antes de plantearse cualquier eliminación y, después, confiar la destrucción confidencial a un proveedor capaz de acreditarla. ¿Su empresa ya ha cartografiado los plazos aplicables a sus distintos lotes de archivos en papel?
Preguntas frecuentes para destruir archivos en papel
¿Se pueden tirar las facturas en papel en 2026?
No sistemáticamente. El paso a la facturación electrónica se refiere a los flujos futuros, no al stock ya constituido. Una factura en papel sigue estando sujeta a su duración de conservación de origen, salvo excepción legal aplicable a su categoría concreta. Por ello, la clasificación por ejercicio sigue siendo indispensable antes de cualquier eliminación definitiva.
¿La copia fiable autoriza la destrucción segura?
No por sí sola. Una copia fiable conforme otorga al documento digital un valor probatorio equivalente, pero la eliminación del original requiere además una excepción legal explícita para esa categoría concreta, como ocurre con las facturas. Sin esta excepción, el papel debe conservarse hasta el vencimiento del plazo.
¿Quién sigue siendo responsable de los archivos destruidos?
La empresa titular sigue siendo responsable hasta la eliminación final, incluso después de haber confiado la operación a un proveedor tercero. Por eso, el certificado de destrucción y reciclaje entregado tras la intervención constituye una pieza esencial de su expediente de conformidad documental, que debe conservarse de forma duradera.
¿La destrucción segura puede realizarse in situ?
Sí, un camión triturador puede intervenir directamente en sus instalaciones, lo que limita en gran medida la circulación de documentos sensibles al exterior. El reciclaje de los materiales tiene lugar después en un centro especializado, una vez que los archivos se han reducido de forma irreversible in situ.
