Cuando una empresa emprende una renovación del parque informático, también debe gestionar los datos que aún están presentes en los soportes de almacenamiento. Sin un procedimiento de borrado de datos en los soportes informáticos, cierta información puede quedar accesible. Este artículo explica los riesgos, los métodos a prever y la organización que se debe implementar para asegurar los soportes que salen.
¿Por qué es crucial el borrado de datos durante una renovación de IT?
Durante una renovación del parque informático, los discos duros y soportes de almacenamiento pueden todavía contener información confidencial. Sin un borrado de datos en soportes informáticos, estos datos permanecen recuperables. La renovación IT debe prever por tanto un procedimiento para tratar los soportes que salen y limitar los riesgos asociados a la información almacenada.
¿Cuáles son los riesgos si los discos no se tratan?
Un disco duro no tratado en el marco de una renovación IT representa una amenaza directa para la empresa. Aquí están los tres riesgos principales.
1. Fuga de datos confidenciales
Los equipos informáticos que salen suelen contener archivos profesionales, contratos o datos de clientes. Una simple entrega a un tercero sin un borrado previo de los datos es suficiente para exponer esta información.
2. Acceso a los datos por terceros
Durante una renovación del parque informático, los soportes revendidos o donados pueden ser analizados. Terceros pueden acceder a datos confidenciales sin herramientas sofisticadas.
3. Riesgo de ciberataque
Los datos confidenciales recuperados de soportes no tratados pueden ser explotados con fines maliciosos: usurpación de identidad, espionaje industrial o reventa de información confidencial.
¿Los datos permanecen después de una eliminación clásica?
La eliminación estándar no es suficiente en un proyecto de renovación IT. Los datos parecen borrados, pero permanecen en el soporte informático.
1. Eliminación simple de un archivo
Eliminar un archivo o vaciar la papelera no borra los datos. El sistema operativo solo elimina el puntero de acceso. Los datos confidenciales permanecen escritos en el disco duro.
2. Datos todavía presentes en el disco duro
Después de una eliminación clásica, los datos permanecen físicamente presentes en el soporte informático. Durante una renovación del parque informático, estos discos duros que salen pueden seguir siendo explotables tal cual.
3. Recuperación con herramientas especializadas
Programas de recuperación permiten encontrar datos confidenciales en pocos minutos. Un borrado de datos en discos duros realizado con un procedimiento adecuado evita la recuperación de la información almacenada.
¿Quién es responsable de los equipos informáticos que salen?
En todo proyecto de renovación del parque informático, la responsabilidad de los datos presentes en los soportes informáticos recae en la empresa mientras los soportes no sean tratados.
1. Responsabilidad legal de la empresa
La empresa sigue siendo responsable de la información presente en los discos duros que salen. Conforme a la normativa francesa, si datos confidenciales se recuperan después de la salida del material, la responsabilidad de la organización puede ser comprometida.
2. Rol de la dirección informática
La DSI dirige la renovación de IT y debe integrar el borrado de datos en el proyecto. Identifica los soportes afectados, elige el método adecuado y supervisa las operaciones.
3. Trazabilidad de los soportes IT
Cada soporte informático que sale debe ser identificado y seguido. Esta trazabilidad permite verificar que el tratamiento de los discos duros se ha realizado antes de la salida definitiva del material informático.
¿Cómo organizar la gestión de los equipos IT?
Una gestión estructurada de los equipos IT es indispensable para asegurar una renovación del parque informático. Sin organización previa, los soportes informáticos que salen pueden no ser tratados correctamente, exponiendo a la empresa a fugas de datos confidenciales.
¿Se debe planificar el borrado de datos desde el inicio?
Planificar el borrado de datos desde el inicio del proyecto facilita la gestión de equipos IT durante una renovación del parque informático. Esta previsión evita olvidos y retrasos en el tratamiento de los soportes informáticos que salen.
1. Integrar el borrado en el proyecto IT
El borrado de datos debe aparecer en la planificación al igual que el despliegue de los nuevos equipos informáticos. No puede improvisarse al final del proyecto.
2. Identificar los equipos informáticos afectados
La gestión de equipos IT comienza con un inventario preciso. Los discos duros, SSD, llaves USB o servidores deben ser identificados para localizar cada soporte informático con datos antes de cualquier operación.
3. Prever los recursos técnicos
Según el volumen de equipos informáticos a tratar, se deben anticipar recursos humanos y técnicos. Un proyecto de gran escala generalmente necesita un proveedor especializado.
¿Qué método elegir según el volumen?
El volumen de equipos informáticos a tratar influye en la organización de la gestión de equipos IT. Según el número de soportes afectados, se pueden utilizar diferentes métodos para tratar los discos duros y otros soportes con datos.
1. Borrado individual de los puestos informáticos
Para un bajo volumen, el borrado de datos puesto por puesto es adecuado. Cada equipo informático se trata por separado, lo que permite un seguimiento preciso de las operaciones.
2. Borrado masivo o centro de comando
Cuando el número de equipos informáticos es importante, se pueden usar soluciones para tratar varios discos duros simultáneamente. El borrado masivo de datos facilita el tratamiento de grandes volúmenes de soportes informáticos. Un centro de comando permite pilotar y centralizar estas operaciones a distancia.
3. Automatización de las operaciones
La automatización permite lanzar campañas de borrado de datos en todo el parque desde una única interfaz. Este enfoque mejora la eficacia cuando se deben tratar numerosos equipos.
¿Cómo coordinar los equipos IT?
Una buena coordinación es esencial para llevar a cabo una renovación del parque informático dentro de los plazos establecidos. La gestión del proyecto implica varios actores.
1. Organización de los equipos técnicos
Los equipos informáticos deben organizar la retirada de los equipos, la identificación de los discos duros y el seguimiento de los soportes informáticos que salen. Esta organización facilita la gestión de equipos IT.
2. Gestión logística de los equipos informáticos
La recogida, el transporte y el tratamiento de los equipos informáticos que salen deben seguir un protocolo definido. Esto incluye también la seguridad de los soportes durante su traslado.
3. Seguimiento de las operaciones de borrado de datos
Cada disco duro o soporte informático tratado debe ser registrado en un seguimiento interno. Esta trazabilidad permite verificar que los soportes que salen han sido debidamente tratados antes de su salida definitiva.
¿Borrado o destrucción física de los datos durante una renovación?
Para tratar los soportes que salen de una renovación del parque informático, existen dos enfoques: el borrado seguro o la destrucción física de los datos. La elección depende del nivel de confidencialidad de la información y del uso futuro del material informático.
¿Cuándo privilegiar el borrado seguro de datos?
El borrado de datos en discos duros puede contemplarse cuando el material debe reutilizarse. Este enfoque permite conservar los equipos informáticos mientras se borran las informaciones presentes en los soportes de almacenamiento.
1. Reutilización del material IT
Un soporte informático borrado de manera segura puede ser reintegrado en el parque. Esta opción es especialmente pertinente para equipos en buen estado que se destinan a una segunda vida.
2. Reventa de equipos informáticos
El borrado seguro de datos permite poner los equipos informáticos en el mercado de segunda mano. El soporte se vacía de sus datos sin alteración física.
3. Reutilización interna
Algunos equipos informáticos que salen pueden ser reasignados a otros departamentos. El borrado seguro de datos asegura la confidencialidad antes de cualquier reasignación.
¿Cuándo optar por la destrucción física de los datos?
En algunas situaciones, el borrado de datos no es suficiente. La destrucción física de los datos consiste en hacer los soportes de almacenamiento definitivamente inutilizables para impedir cualquier recuperación de la información.
1. Soportes con datos confidenciales, sensibles y ultra-sensibles
Algunos discos duros pueden contener información estratégica, confidencial o regulada. En ese caso, la destrucción física de los datos reduce fuertemente los riesgos ligados a la recuperación de la información.
2. Soportes no reutilizables
Un soporte informático defectuoso u obsoleto no puede borrarse de forma fiable. La destrucción física de los datos es entonces la única opción viable.
3. Seguridad definitiva del soporte
Algunas empresas eligen destruir físicamente los soportes informáticos para eliminar cualquier riesgo residual. Este enfoque se suele adoptar para discos duros con información especialmente sensible.
¿Se pueden combinar ambas soluciones?
En un proyecto de renovación IT, algunas empresas combinan el borrado y la destrucción física de datos según la sensibilidad de la información.
1. Estrategia híbrida IT: borrado + destrucción física de discos duros
Un enfoque híbrido consiste en utilizar distintos métodos según el tipo de soporte informático. Algunos discos duros pueden tratarse para ser reutilizados, mientras que otros se destruyen físicamente cuando contienen datos confidenciales.
2. Selección de soportes informáticos sensibles
La selección de discos duros y soportes informáticos permite identificar cuáles pueden reutilizarse y cuáles requieren destrucción física de datos.
3. Borrado de datos + destrucción física de discos duros
Ambas operaciones pueden realizarse en paralelo por un proveedor especializado. Cada soporte recibe el tratamiento adecuado a su perfil.
Comparativa borrado vs destrucción física de datos
| Criterio | Borrado certificado de datos | Destrucción física de datos |
|---|
| Soporte informático reutilizable | Sí | No |
| Datos sensibles | Adecuado | Recomendado |
| Datos ultra-sensibles | Según método utilizado | Recomendado |
| Trazabilidad | Certificado | Certificado |
| Costo | Moderado | Variable según volumen |
| Plazo | Rápido | Rápido |
¿Qué beneficios operativos para la DSI durante una renovación?
Asegurar un parque informático al final de su ciclo aporta beneficios concretos para la Dirección de Sistemas de Información (DSI). Una renovación del parque informático reduce bien los riesgos ligados al borrado de datos RGPD, optimiza los plazos y valoriza el material que sale.
¿Cómo reducir los riesgos legales?
Un tratamiento riguroso de los soportes informáticos que salen es esencial para asegurar un parque informático y proteger los datos de la empresa.
1. Protección de datos confidenciales, sensibles y ultra-sensibles
Cada nivel de sensibilidad impone un método de tratamiento adecuado. Los datos ultra-sensibles requieren un enfoque más estricto que los datos estándar para asegurar un parque informático.
2. Trazabilidad de las operaciones
Cada soporte informático tratado debe registrarse en un seguimiento interno. Esta trazabilidad permite verificar las operaciones realizadas sobre los discos duros.
3. Trazabilidad de los métodos
Las operaciones realizadas sobre los soportes informáticos deben estar documentadas. Esta documentación estructura la gestión de los equipos informáticos que salen y facilita las auditorías internas.
¿Cómo optimizar los plazos?
Una renovación del parque informático mal planificada genera retrasos costosos. La DSI dispone de varias palancas para asegurar un parque informático dentro de los plazos previstos.
1. Planificación de las operaciones
La planificación permite organizar las distintas etapas del tratamiento de los soportes informáticos. Esta previsión facilita el desarrollo de las operaciones.
2. Gestión logística del parque informático
La recogida y transporte de los equipos informáticos que salen debe organizarse desde el inicio. Una logística controlada evita pérdidas de soportes y retrasos inesperados.
¿Cómo valorizar el material IT?
Asegurar un parque informático no significa necesariamente destruir todos los soportes. Algunos equipos informáticos pueden aún generar valor.
1. Reutilización interna de equipos informáticos
Los soportes informáticos borrados y en buen estado pueden reasignarse a otros servicios. Este procedimiento optimiza el presupuesto IT sin comprometer la seguridad de los datos.
2. Reventa del material informático
Los equipos informáticos borrados de forma certificada pueden revenderse y reutilizarse. Esto contribuye a reducir el coste global de la renovación del parque informático.
3. Contribución a la economía circular
La reutilización o reventa de los equipos informáticos contribuye a una lógica de economía circular alargando la vida útil del material.
5 etapas para asegurar una renovación del parque informático
- Auditar el parque informático que sale: Identificar los ordenadores, servidores y soportes de almacenamiento afectados para conocer con precisión los equipos a tratar.
- Identificar los soportes con datos confidenciales: Localizar discos duros y soportes que contienen información confidencial para adaptar el método de tratamiento.
- Elegir el método de tratamiento adecuado: Determinar si los soportes deben ser sometidos a borrado de datos o a destrucción física según el nivel de sensibilidad.
- Iniciar el borrado de datos: Implementar los procedimientos previstos para tratar los discos duros antes de su salida del parque informático.
- Emitir los certificados de borrado: Documentar las operaciones realizadas para asegurar la trazabilidad de los soportes tratados.
Conclusión
La renovación del parque informático requiere una gestión rigurosa de los soportes de almacenamiento que contienen datos confidenciales y sensibles. El borrado de datos y la destrucción física de datos en discos duros permiten limitar los riesgos ligados a la información todavía presente tras su salida del parque.
Estructurando las operaciones y apoyándose en un proveedor especializado, las empresas pueden asegurar un parque informático optimizando al mismo tiempo sus procesos internos.
FAQ: Borrado de datos IT
¿Es obligatorio el borrado de datos antes de la reventa? No, pero antes de cualquier reventa, un borrado certificado de datos es necesario para evitar cualquier recuperación de información profesional. Una eliminación clásica no es suficiente.
¿Se pueden reutilizar los discos tras el borrado de datos? Sí. Tras un borrado certificado de datos, los soportes informáticos pueden reutilizarse o revenderse si la información ya no es accesible.
¿Quién es responsable de los datos en el material que sale? La empresa sigue siendo responsable de los datos presentes en sus soportes informáticos. Debe asegurarse de que un borrado certificado de datos en soportes informáticos se realice antes de cualquier salida del parque.
¿Qué método elegir para un gran volumen? Para un volumen importante, el borrado masivo de datos permite tratar varios soportes rápidamente. La elección depende del volumen y de las restricciones del proyecto.
