Depuis quelques années, les professionnels du secteur privé (entreprises, cabinet d’avocats, laboratoires…) et public (administrations, hôpitaux, mairies) sont confrontés à une augmentation du nombre de documents sur des supports numériques et électroniques. Ces documents peuvent contenir des données confidentielles et sensibles, qu’il convient de détruire par sécurité.
Découvrez quelles normes régissent la destruction de ces documents et les niveaux de sécurité des destructeurs de documents.
Quelle norme de sécurité régit les destructeurs de documents ?
Pour encadrer la destruction des documents confidentiels, la norme DIN 66399 est apparue pour remplacer l’ancienne norme 32757. L’objectif est de faciliter le choix pour répondre aux besoins spécifiques de destruction face à la multitude de supports à détruire. Ainsi, la norme DIN66399 tient compte des supports numériques tels que les disques durs, cartes magnétiques, clés USB, CD/DVD…
La norme associe différentes tailles de coupes hiérarchisées selon le type de support et le niveau de confidentialité des données. Son objectif : garantir que fabricants et entreprises de destruction, comme Confia, travaillent selon les mêmes standards.
Comment sont classifiés les documents selon la norme DIN 66399 ?
La norme DIN 66399 a été définie par l’institut allemand de normalisation et l’ISO, membre en France. Elle définit précisément les techniques de destruction sécurisée et harmonise leur application en Europe.
Une « lettre » pour définir le type de document à détruire
- P : données papier (feuilles imprimées A4, A3).
- F : données en taille réduite (microfilms).
- O : données optiques (CD/DVD, Blu-Ray).
- T : données magnétiques (disquettes, cartes).
- H : données numériques (disques durs, ordinateurs).
- E : données électroniques (clés USB, téléphones, cartes mémoire).
Un « chiffre » pour définir le niveau de sécurité du document
Les niveaux de sécurité vont de 1 à 7 et correspondent à la taille des particules obtenues :
| Niveau | Type de document | Taille de coupe max. | Exemple d’usage |
|---|
| 1 | Documents généraux | Bandes 12 mm | Notes simples |
| 2 | Documents internes | Bandes 6 mm | Courriers |
| 3 | Documents sensibles | 320 mm² | Dossiers RH |
| 4 | Documents confidentiels | 160 mm² | Données clients |
| 5 | Documents secrets | 30 mm² | Études marché |
| 6 | Documents ultra-secrets | 10 mm² | Données santé |
| 7 | Sécurité extrême | 5 mm² | Renseignement |
Exemple : un destructeur P-1 (papier, coupe 12 mm) est bien moins sécurisé qu’un destructeur P-5 (papier, particules 30 mm²).
Une classe pour définir le niveau de protection des données
- Classe 1 : protection normale (niveaux 1 à 3). Données internes, dont la divulgation a un impact limité.
- Classe 2 : protection élevée (niveaux 4 et 5). Données confidentielles : devis, études de marché, données clients.
- Classe 3 : protection très élevée (niveaux 6 et 7). Données top secrètes : divulgation pouvant menacer l’entreprise ou la sécurité individuelle.
Quels enjeux pour les entreprises face aux niveaux de sécurité ?
La destruction sécurisée des documents papier et supports numériques n’est pas seulement une exigence technique. Pour une entreprise, une administration ou un organisme de santé, il s’agit d’un enjeu stratégique qui engage à la fois la conformité réglementaire, la protection des données sensibles et la réputation de l’organisation. Ignorer ces aspects peut exposer à des conséquences financières, juridiques et d’image.
Pourquoi la destruction sécurisée est essentielle au RGPD ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux entreprises et institutions de protéger les données personnelles tout au long de leur cycle de vie, y compris au moment de leur destruction sécurisée.
- Ne pas effacer correctement un disque dur ou des archives papier contenant des informations clients constitue une violation du RGPD.
- Les autorités de contrôle peuvent infliger des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
- Une destruction sécurisée, conforme à la norme DIN66399, prouve la diligence de l’entreprise et renforce la confiance des clients.
Quels risques en cas de non-respect des normes ?
Le non-respect des règles de destruction entraîne trois risques majeurs :
- Risques financiers : amendes RGPD, coûts liés à des litiges, pertes liées à la fuite d’informations.
- Risques juridiques : procédures pour manquement à la protection des données ou atteinte au secret professionnel.
- Risques réputationnels : perte de confiance des clients, partenaires et collaborateurs.
Par exemple, une fuite de données médicales peut non seulement entraîner des sanctions, mais aussi ternir durablement l’image d’un établissement de santé.
Comment choisir le bon niveau de sécurité ?
Le choix du niveau de sécurité dépend de plusieurs facteurs :
- Le type de support : archives papier, disques durs, clés USB…
- La sensibilité des données : internes, confidentielles, top secrètes.
- Le secteur d’activité : santé, juridique, finance, recherche, administration.
- Les obligations légales : certaines professions réglementées (avocats, notaires, médecins) doivent appliquer des règles de conservation et de destruction spécifiques.
La norme DIN 66399 aide à déterminer la bonne combinaison de lettre (support), de niveau de coupe (1 à 7) et de classe (1 à 3).
Exemple de données d’un cabinet d’avocats :
Un cabinet d’avocats gère quotidiennement des contrats, des dossiers de plaidoirie et des documents relatifs à des affaires sensibles.
- Ces informations relèvent du secret professionnel.
- Leur divulgation pourrait compromettre la défense d’un client ou entraîner des poursuites disciplinaires. Le niveau de sécurité recommandé est généralement P-4 à P-6, avec une classe 2 ou 3 selon la nature des dossiers.
Exemple de données d’un hôpital ou laboratoire :
Un hôpital ou un laboratoire manipule une grande quantité de données médicales sensibles : résultats d’analyses, dossiers patients, données génétiques.
Toute fuite peut avoir des conséquences graves sur la vie privée et la sécurité des patients. 👉 Les destructeurs de documents de type P-6 ou P-7 sont recommandés, avec une destruction sur site pour renforcer la traçabilité et éviter tout risque de détournement.
Confia : la sécurité au cœur de notre métier
La destruction sécurisée de documents et de supports numériques n’est pas une tâche que les entreprises doivent gérer seules. En choisissant Confia, les professionnels bénéficient d’un partenaire spécialisé dont la mission est d’assurer la sécurité, la conformité réglementaire et la traçabilité complète de leurs flux de déchets confidentiels. Notre valeur ajoutée repose sur une approche professionnelle adaptée aux besoins spécifiques de chaque organisation, qu’il s’agisse d’une PME, d’un grand groupe, d’une administration ou d’un établissement de santé.
Solutions proposées par Confia
Confia met à disposition des entreprises des moyens techniques et logistiques modernes pour garantir une destruction sécurisée et rapide de leurs documents papier et supports numeriques :
1. Destruction confidentielle par Camions broyeurs mobiles (sur site client) :
Nos camions broyeurs mobiles interviennent directement sur site, au sein des locaux de l’entreprise. Cette solution permet :
- une destruction immédiate sous les yeux du client, gage de confiance et de transparence ;
- le traitement de volumes importants : boîtes d’archives, documents papier, disques durs, bandes magnétiques, textiles ou produits contrefaits ;
- une intervention flexible, adaptée aux contraintes de planning et de sécurité des entreprises.
2. Installation des conteneurs sécurisés (collecte organisée en entreprise) :
Pour les structures qui accumulent régulièrement des documents confidentiels, Confia fournit des conteneurs sécurisés :
- résistants, verrouillés et conformes aux normes de sécurité ;
- disponibles en plusieurs volumes pour s’adapter à la taille de l’entreprise ;
- garantissant une collecte organisée et discrète, sans risque d’accès non autorisé.
Ces conteneurs respectent scrupuleusement la réglementation en matière de protection des données et facilitent la gestion interne des archives à détruire.
3. Destruction confidentielle hors site client (centre de traitement) :
En plus de la destruction confidentielle sur site, Confia propose une solution de destruction hors site client.
- Les documents et supports collectés sont transférés vers un centre sécurisé, équipé de broyeurs industriels à haut niveau de sécurité.
- Cette option est idéale pour les entreprises ne pouvant pas accueillir un camion broyeur ou souhaitant externaliser complètement la phase de destruction.
- La logistique est assurée avec des conteneurs scellés et une traçabilité totale, du point de collecte jusqu’au centre de destruction.
4. Apport volontaire en centre Confia
Confia met également à disposition des solutions d’apport volontaire, adaptées aux entreprises disposant de volumes ponctuels ou souhaitant une solution simple et économique.
- Les professionnels peuvent déposer directement leurs documents confidentiels ou supports numériques dans un centre sécurisé Confia.
- Cette option garantit une destruction confidentielle conforme aux niveaux de sécurité de la norme DIN 66399, avec remise d’un certificat de destruction.
- L’apport volontaire est particulièrement intéressant pour les PME, cabinets d’avocats, laboratoires ou professionnels de santé ayant des besoins ponctuels.
5. Destruction sécurisée multi-supports :
Contrairement aux solutions limitées au papier, Confia assure la destruction sécurisée multi-supports, indispensable à l’ère numérique :
- supports papier : dossiers administratifs, factures, archives confidentielles ;
- supports numériques : disques durs, serveurs, bandes LTO, cartes mémoire, téléphones portables, etc.
- supports optiques : CD/DVD contenant des données stratégiques ;
- supports textiles ou produits : uniformes, écussons, contrefaçons, invendus soumis à la loi anti-gaspillage.
Cette polyvalence garantit aux entreprises une prise en charge globale de tous leurs déchets confidentiels, avec un seul prestataire.
Traçabilité et conformité RGPD :
Au-delà de la destruction physique, Confia place la traçabilité et la conformité réglementaire au centre de ses prestations.
1. Certificat de destruction et de recyclage :
Après chaque opération, Confia remet un certificat de destruction et de recyclage officiel, garantissant :
- que les documents papier et supports numériques ont été détruits selon la norme DIN66399 ;
- que la destruction a été réalisée de manière confidentielle et sécurisée ;
- que l’entreprise cliente dispose d’une preuve formelle en cas de contrôle ou d’audit interne.
2. Bordereau de Suivi des Déchets (BSD) :
Pour renforcer encore la transparence, Confia fournit également un Bordereau de Suivi des Déchets. Ce document précise :
- le type de supports détruits ;
- les volumes traités ;
- la destination finale des résidus (recyclage, valorisation, élimination).
Ce suivi est particulièrement important pour les entreprises soumises à des exigences de conformité strictes, qu’il s’agisse du RGPD, de normes sectorielles (santé, finance, juridique) ou de réglementations environnementales.
Résumé en 5 points clés sur les destructeurs de documents
- Norme DIN 66399 : elle définit les standards européens de destruction sécurisée pour les documents papier et les supports numériques. Elle remplace l’ancienne norme 32757 et garantit aux entreprises un cadre clair et harmonisé pour la gestion de leurs données confidentielles.
- Lettres (P, F, O, T, H, E) : chaque support est identifié par une lettre : P pour le papier, F pour les microfilms, O pour les supports optiques, T pour les supports magnétiques, H pour les disques durs et E pour les supports électroniques comme les clés USB et téléphones.
- Niveaux de sécurité 1 à 7 : plus le chiffre est élevé, plus la coupe de destruction est fine. Un niveau 1 convient à des documents internes, tandis qu’un niveau 7 est réservé aux données hautement stratégiques ou classées secrètes.
- Classes 1, 2, 3 : ces classes indiquent le degré de protection des données. La classe 1 correspond aux données internes, la classe 2 aux données confidentielles et la classe 3 aux informations top secrètes dont la divulgation peut compromettre l’activité d’une entreprise ou la sécurité d’individus.
- Solutions Confia : grâce à ses camions broyeurs mobiles, ses conteneurs sécurisés et sa capacité à traiter tous types de supports, Confia assure aux professionnels une destruction conforme, un suivi complet avec certificats, et un engagement envers la protection des données et la conformité RGPD.
Comment gérer la destruction de documents en 4 étapes ?
La destruction sécurisée des documents ne doit pas être improvisée. Pour garantir la conformité et la protection des données confidentielles, les entreprises peuvent suivre une méthode simple et actionnable en quatre étapes.
1. Identifier les supports à détruire :
La première étape consiste à recenser tous les supports contenant des informations sensibles :
- Papiers : archives, contrats, dossiers clients, bulletins de paie, factures.
- Supports numériques : disques durs, serveurs, bandes LTO, ordinateurs obsolètes.
- Supports électroniques : clés USB, cartes mémoire, téléphones.
Cette identification permet de classer les documents selon leur format et leur degré de sensibilité, base du respect de la norme DIN 66399.
2. Déterminer le niveau de sécurité requis :
Une fois les supports recensés, il faut définir le niveau de destruction nécessaire :
- Pour des documents internes simples, un niveau 1 ou 2 peut suffire.
- Pour des informations confidentielles (contrats, données clients), le niveau 4 ou 5 est requis.
- Pour des données ultra-sensibles (santé, défense, recherche), seuls les niveaux 6 et 7 assurent une sécurité maximale.
Cette étape garantit que la taille de coupe est adaptée à la confidentialité des données traitées.
3. Choisir un destructeur ou un prestataire spécialisé
Les entreprises peuvent opter pour :
- un destructeur interne, adapté à de petits volumes mais limité en niveau de sécurité ;
- un prestataire spécialisé comme Confia, capable de gérer de grands volumes, de multiples supports et de délivrer un certificat de destruction et de recyclage.
Externaliser la destruction sécurisée permet de réduire les risques d’erreurs, d’assurer la traçabilité et de se concentrer sur le cœur de métier.
4. Obtenir un certificat de destruction et de recyclage :
L’étape finale est cruciale : la remise d’un certificat de destruction et de recyclage :
- Ce document atteste que les supports ont été détruits selon la norme DIN 66399.
- Il constitue une preuve légale en cas d’audit ou de contrôle.
- Associé à un Bordereau de Suivi des Déchets, il garantit la traçabilité complète du processus.
Avec Confia, chaque opération est accompagnée de ces justificatifs, permettant aux entreprises de démontrer leur conformité RGPD et leur engagement pour la sécurité des données.
Conclusion
La destruction sécurisée des documents est devenue un pilier incontournable pour toutes les entreprises et organisations manipulant des données sensibles. La norme DIN 66399 fournit un cadre clair pour garantir que chaque support papier, numérique ou électronique est détruit selon un niveau de sécurité adapté.
Au-delà de la simple protection des informations, c’est un véritable enjeu de conformité au RGPD et de préservation de la réputation des entreprises. Ne pas respecter ces obligations peut entraîner des sanctions financières, des litiges juridiques et une perte de confiance des clients et partenaires.
Pour sécuriser vos données et assurer la traçabilité complète de vos destructions, faites appel à un prestataire spécialisé comme Confia. Avec ses camions broyeurs mobiles, ses conteneurs sécurisés et son expertise multi-supports, Confia garantit à ses clients un service fiable, conforme et certifié.
FAQ : Quels sont les niveaux de sécurité pour les destructeurs de documents ?
Quels sont les niveaux de sécurité des destructeurs de documents ?
Les destructeurs de documents sont classés en 7 niveaux de sécurité selon la norme DIN 66399. Plus le niveau est élevé, plus la coupe est fine. Les niveaux 1 à 3 conviennent à des données internes, tandis que les niveaux 6 et 7 sont réservés aux informations hautement sensibles ou top secrètes.
Quels supports couvre la norme DIN 66399 ?
La norme DIN 66399 couvre six grandes catégories de supports : papier (P), microfilms (F), supports optiques (O), supports magnétiques (T), supports numériques (H) comme les disques durs, et supports électroniques (E) comme les clés USB et téléphones.
Quelle est la différence entre les classes 1, 2 et 3 ?
Les classes de protection définissent le niveau de confidentialité des données. La classe 1 concerne les données internes, la classe 2 les données confidentielles accessibles à un groupe restreint, et la classe 3 les données top secrètes dont la divulgation peut avoir des conséquences graves.
Pourquoi passer par un prestataire comme Confia ?
Un prestataire spécialisé comme Confia assure la destruction sécurisée de tous types de supports, conformément à la norme DIN 66399 et au RGPD. Chaque opération est accompagnée d’un certificat de destruction et d’un bordereau de suivi, garantissant traçabilité et conformité totale.
Peut-on détruire soi-même ses documents sensibles ?
Oui, à condition d’utiliser un destructeur conforme à la norme DIN 66399. Cependant, pour des volumes importants ou des données hautement confidentielles, il est recommandé de recourir à un prestataire spécialisé. Cela garantit une sécurité renforcée et la délivrance d’un certificat de destruction et de recyclage.
