Comment optimiser la gestion des archives ?

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Les archives. Ce mot qui nous donne des frissons dès que nous l’entendons. C’est l’une des tâches qui peut s’avérer la plus fastidieuse en entreprise. Cependant que ce soit au quotidien, en fin d’année ou au ménage de printemps, les archives restent une étape incontournable de la vie de l’entreprise.
Mais pourquoi optimiser cette tâche ? Car l’optimisation des archives peut avoir un impact conséquent sur votre rentabilité et votre développement, en vous faisant par exemple gagner des m2 ou de Go. De plus elle a un enjeu juridique (preuve), historique (patrimoine de l’entreprise) et financier (couts suite au temps consacré à la recherche de document). Assez d’éléments pour nous motiver à optimiser cette tâche. Alors on commence par quoi ?

Faire un template pour optimiser la classification vos documents

Commençons par le commencement en créant un exemple sur lequel on se base pour concevoir le document. On doit y retrouver :

– l’entité concernée par les archives
– le/la responsable du service
– la date de la réalisation et la date maximum de conservation
– le numéro de carton
– La description de ce que contient le carton
Ce template devra être collé aux cartons concernés et garder en format numérique pour assurer un suivi sans avoir besoin de se rendre à la cave tous les jours. Favoriser un document clair et synthétique qui vous permettra de réaliser cette tâche en toute facilité.

Harmoniser le physique et le numérique

Et oui. Que vos archives soient physiques ou numériques, la procédure doit être la même.

Conditionnement

Pour vos archives physiques, utiliser le ou les conditionnements qui vous correspondent au mieux. Que ce soit des cartons, des boîtes d’archives, des conteneurs, ou des sacs poubelles, favoriser des conditionnements nombrables. En effet conserver vos archives en vrac, qu’elles soient physiques ou numériques, vous prendra énormément de place et vous contraindra à travailler dans un environnement saturé.

Laisser des traces

La traçabilité est un des éléments essentiels de l’archivage. C’est dans ce cadre que les templates sont utiles. Cependant une traçabilité relative à la méthodologie est aussi la bienvenue. En effet laisser une trace au niveau de votre méthodologie à vos collaborateurs vous permettra de passer le relais sans obstacles.

Ne pas hésiter à détruire

Garder des archives indéfiniment ne vous avantage en aucun cas. C’est pourquoi il est essentiel de détruire vos archives lorsque celles-ci ont dépassé leur date de conservation. Selon leur contenu (conventionnel ou confidentiel), la destruction ne sera pas la même. Alors que les supports contenant des données conventionnelles pourront être détruits sans réel enjeux (mis à part celui du recyclage) ; les supports contenant des données confidentielles devront être détruits afin de protéger les informations concernées. Dans tous les cas, la destruction des archives vous fera gagner de la place et diminuera vos investissements en m².

Voici quelques liens afin de vous aider à optimiser votre gestion d’archive :
Comment optimiser la gestion administrative avec la numérisation des archives ?
Et vous, vous faites quoi pour gérer efficacement vos archives internes ?
Gestion des archives physiques

Et vous, quels sont vos conseils pour optimiser la gestion de vos archives ?
Confia vous accompagne dans la gestion et la destruction de vos archives, que ce soit ponctuel ou quotidien. Pour plus d’information sur les différents services qu’offre confia : cliquez ici

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