Quels sont les délais légaux à observer avant la destruction d’archives ?

Les archives sont constituées de tous les documents sur lesquels, à priori, aucune modification ne doit être apportée. Ces documents doivent être conservés un certain temps. La législation prévoit des périodes de garde bien précises et qui sont fonction de la nature des documents.

Les administrations se réservent le droit de demander une consultation de ces archives et ceci pour n’importe quelle raison. Les entreprises sont libres de conserver leurs archives au delà du délai légal imposé par la législation en vigueur.

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Toutefois, la destruction des archives représente un gain de surface pour une entreprise souvent à la recherche de mètres carrés supplémentaires et disponibles.

Quelles sont les délais de conservation avant de procéder à la destruction des archives ?

Délai de conservation des documents civils et commerciaux

Les contrats réalisés dans le cadre d’une relation commerciale, tous les documents bancaires (talons de chèques, chéquiers, relevés…), les documents ayant trait au transport de marchandise et les documents en rapport avec la propriété intellectuelle doivent être conservés 5 ans.

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Destruction archives par Confia

Moins de délai de garde pour les documents douaniers (3 ans) ou les polices d’assurances (2 ans après la résiliation du contrat).

En revanche, les documents relatifs à l’achat ou la cession de biens immobiliers doivent être gardés au moins 30 ans.

Délai de conservation des pièces comptables et des documents fiscaux

Toutes les pièces rattachées à l’activité comptable (livre, livre d’inventaire, bon de commande, de livraison, factures clients ou fournisseurs…) doivent impérativement être gardées pendant 10 ans.

Les documents fiscaux doivent rester à portée de consultation des administrations pendant une durée minimale de 6 ans (impôts sur le revenu, impôts sur les sociétés, impôts directs, cotisation foncière, déclaration de TVA…).

Confia est le spécialiste de la destruction archives et intervient même dans les étages de votre entreprise. Ces archives peuvent être détruits sur place à l’aide de camions broyeurs ou transportées vers un centre ICPE pour traitement.